Atualmente, a administração de condomínio tem sido comparada à gestão de uma empresa. Para ser um síndico eficiente, é preciso estar atento a questões contábeis, trabalhistas, administrativas e também relacionadas à comunicação. Para ajudar nessa missão, a AMC Construtora, com expertise de quase três décadas no mercado imobiliário, elencou oito orientações estratégicas que contribuem para tornar a rotina da gestão de condomínio mais prática, eficiente e harmônica.
1) Conheça a legislação
Qualquer decisão tomada pelo síndico precisa ter respaldo do Código Civil, do regulamento interno ou da convenção do próprio condomínio. Por isso, é essencial ler os documentos com atenção, pois eles são peça-chave para a resolução de muitos dos conflitos que costumam ocorrer.
Dica: tenha sempre por perto uma cópia dos documentos.
2) Seja organizado
Ser síndico é saber lidar com uma série de documentos, notas fiscais e atas que precisam ser arquivadas. Organização é indispensável para ter controle sobre onde está cada item. Além do mais, anualmente ocorre a prestação de contas aos condôminos, e os dados só serão precisos se houver controle sobre todas as entradas e saídas. Por isso, arquive todos os papéis em uma pasta específica logo que recebê-los.
Dica: as planilhas em Excel podem contribuir para obter dados facilmente. Crie abas para tópicos distintos (colaboradores, manutenção, previsão orçamentária) e detalhe as entradas e saídas.
3) Entenda a rotina do condomínio
Converse com os funcionários da portaria sempre que possível, questione sobre a rotina de trabalho e saiba antecipadamente se é preciso intervir em algo. Outro ponto importante é acompanhar periodicamente o zelador e conferir a estrutura da edificação. Para completar, mantenha um cadastro atualizado com os dados dos moradores, pois podem ser úteis em determinadas situações, como em uma convocação de urgência.
Dica: essas tarefas devem integrar a rotina de síndico, portanto, programe dias e horários específicos para colocá-las em prática.
4) Fique atento à manutenção
É financeiramente mais barato investir na manutenção dos equipamentos e da estrutura do condomínio, do que deixar as coisas acumularem e não ter outra escolha além de reformar tudo, pois os gastos costumam ser significativamente maiores.
Dica: mantenha um contrato com fornecedores especializados em itens como tubulações, elevadores, portões eletrônicos, bombas d’água e sistema de segurança.
5) Preze por atas bem detalhadas
Anote tudo que for discutido nas reuniões de condomínio e documente em detalhes. As informações contidas podem ser úteis para resolver dúvidas e também servem como documento sempre que alguém solicitar informações.
Dica: se achar conveniente e os presentes estiverem de acordo, grave as reuniões para garantir que todas os tópicos tenham sido documentados.
6) Comunique de forma clara e amigável
É comum ouvir relatos sobre divergências nos condomínios. Por isso, mantenha-se firme nas reuniões e também sempre que for preciso tomar uma decisão. O segredo é explicar tudo detalhadamente, de forma clara, sempre preservando o respeito com os moradores e funcionários.
Dica: preze por manter um clima amigável no condomínio, esforçando-se para não gerar atritos.
7) Ouça críticas e sugestões
Estar aberto para conversar, assim como para ouvir críticas e sugestões gera credibilidade e empatia junto aos condôminos. Fique atento às colocações, aprimore a gestão sempre que for necessário e argumente quando tiver justificativas.
Dica: alguns condomínios possuem canais específicos para que os moradores compartilhem sugestões sobre melhorias. Se for conveniente, procure um sistema adequado e implante também no seu condomínio.
8) Informe sobre o que está ocorrendo
Além de fazer uma gestão eficiente e honesta, é preciso que os condôminos fiquem sabendo do que está ocorrendo. Encontre formas de comunicar sobre as ações realizadas no mês, de que forma o dinheiro está sendo investido e quais foram os gastos.
Dica: envie aos condôminos um balancete mensal, dispare e-mails periódicos sobre o que está sendo feito e mantenha um mural de recados.
Agora que você está informado sobre as estratégias que envolvem a administração de condomínio, aproveite para conferir o Blog da AMC. O espaço concentra orientações que podem ser levadas aos condôminos nas reuniões, contribuindo com o dia a dia das famílias, como ‘Dicas para facilitar a coleta seletiva de lixo’ e ‘Soluções criativas para um apartamento sustentável’. Boa leitura!
